Versão: 2025.12.10

Este Aviso de Privacidade tem como finalidade informar, de forma clara e acessível, como o Instituto Polaris realiza o tratamento de dados pessoais, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD (Lei nº 13.709/2018).

1. SOBRE O INSTITUTO POLARIS

O Instituto Polaris é uma organização sem fins lucrativos inscrita no CNPJ nº 60.985.439/0001-42, com sede na Rua Santanésia, nº 528, 4º andar, Bairro Butantã, São Paulo/SP – CEP 05.580-050.

Atuamos como uma organização sem fins lucrativos dedicada à promoção da justiça social e da paz, transformando a vida de indivíduos em situação de vulnerabilidade por meio de projetos como o Semáforo da Vida e o Reforma do Bem.

Para efeitos deste Aviso de Privacidade, os usuários e participantes de nossos projetos são os TITULARES de seus dados pessoais, sendo o Instituto Polaris qualificado como CONTROLADOR, a quem competem as decisões referentes ao tratamento dos dados pessoais que coletar.

2. A QUEM SE DESTINA ESTE AVISO DE PRIVACIDADE?

Este Aviso de Privacidade aplica-se a todos os titulares de dados pessoais que mantêm algum tipo de interação com o Instituto Polaris, incluindo, mas não se limitando a: Clientes, Colaboradores, Prestadores de serviços, Visitantes, Parceiros e Candidatos a vagas.

O Instituto Polaris realiza o tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes (menores de 18 anos) de forma limitada.

3. QUANDO SEUS DADOS SÃO COLETADOS

O presente Aviso aplica-se a todos os que interagem conosco, sendo seus dados pessoais coletados sempre que você:

• Visitar ou interagir com o nosso site (https://polaris.org.br/);

• Preencher o formulário de contato em nosso site;

• Participar do projeto Reforma do Bem, incluindo a assinatura de contratos e a análise de crédito;

• Responder à pesquisa do projeto Semáforo da Vida;

• Firmar contratos de locação ou de outra natureza conosco;

• Visitar nossas instalações físicas;

• Participar de processos seletivos ou se candidatar a uma vaga;

• Tiver seus dados compartilhados por parceiros para a execução de projetos.

4. INFORMAÇÕES QUE COLETAMOS

As informações que coletamos podem ser fornecidas diretamente por você, por terceiros ou de forma automática. A seguir, detalhamos os dados que podemos tratar, a depender da sua interação conosco:

• Preencher formulário no site para contato: Coletamos nome e e-mail.

• Participar do projeto Reforma do Bem: Coletamos dados cadastrais (nome, CPF, RG, endereço, estado civil, profissão), dados financeiros para análise de crédito (renda, extrato bancário, holerite) e informações sobre a composição familiar.

• Responder à pesquisa “Semáforo da Vida”: Coletamos dados de identificação (nome, sobrenome, gênero, data de nascimento, documento), de contato (e-mail, telefone), socioeconômicos (moradia, escolaridade, renda), e dados de saúde. A participação é voluntária e condicionada ao seu aceite.

• Firmar Contrato de Locação: Coletamos nome completo, RG, CPF e endereço.

• Visitar nossas instalações: O acesso ao nosso prédio pode envolver o cadastro de dados como nome completo, RG e CPF na recepção, inclusive de crianças e adolescentes, sempre com o acompanhamento de pais ou responsáveis.

• Processos Seletivos: Coletamos dados pessoais e profissionais para avaliação dos candidatos.

• Funcionários e Prestadores de Serviço: Coletamos os dados necessários para a gestão do contrato de trabalho ou de prestação de serviços, como dados pessoais, profissionais, bancários e de saúde.

• Câmeras de Segurança (CFTV): Nossas instalações são monitoradas por câmeras para fins de segurança. As imagens são de acesso restrito.

• Fotos e Vídeos: Podemos coletar imagens e gravações em nossos eventos e projetos, sempre mediante termo de uso de imagem assinado por você.

• Dados de Navegação: Coletamos informações de log, como seu endereço IP, tipo de navegador, páginas visitadas e outras informações de interação com nosso site, através de cookies.

5. FINALIDADE DO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

O Instituto Polaris utiliza os dados pessoais coletados para diversas finalidades, sempre em conformidade com a LGPD e com a transparência necessária. As principais finalidades incluem:

• Prestação de Serviços: Execução de contratos de mútuo imobiliário para reforma habitacional, emissão de boletos bancários, faturamento e cobrança dos serviços contratados.

• Gestão de Contratos de Locação: Formalização e gestão de contratos de locação de espaços no prédio.

• Projeto Semáforo da Vida: Coleta de dados para emissão de parecer geral (sem dados específicos) para as empresas parceiras, análise de bem-estar de colaboradores e comunidades, e contratação de mentoria.

• Análise de Crédito: Avaliação de capacidade de pagamento para aprovação de crédito imobiliário.

• Comunicação: Envio de informações sobre programas e serviços através de canais oficiais e redes sociais do Instituto.

• Gestão de Recursos Humanos: Inclusão e gestão de funcionários no sistema interno da empresa, cumprimento de obrigações trabalhistas e fiscais.

• Processos Seletivos: Avaliação de currículos e informações fornecidas por candidatos a emprego.

• Monitoramento e Segurança: Utilização de câmeras de segurança para monitoramento das instalações e proteção patrimonial.

• Cumprimento de Obrigações Legais e Regulatórias: Armazenamento de dados conforme legislação vigente e envio de informações para plataformas governamentais (obrigações trabalhistas e fiscais).

• Análises Estatísticas: Realização de análises internas de conversão e estatísticas para melhoria dos serviços.

6. BASE LEGAL PARA O TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

O tratamento de seus dados pessoais será realizado com base nas seguintes hipóteses previstas na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD):

• Consentimento (art. 7º, I): Para a participação na pesquisa “Semáforo da Vida”, para a análise de crédito no projeto “Reforma do Bem” e para o uso de sua imagem.

• Execução de Contrato (art. 7º, V): Para gerir a relação contratual com clientes dos projetos “Reforma do Bem”, locatários, funcionários e prestadores de serviços.

• Cumprimento de Obrigação Legal ou Regulatória (art. 7º, II): Para cumprir com obrigações trabalhistas, fiscais e outras exigências legais.

7. COMPARTILHAMENTO DE DADOS PESSOAIS

Podemos compartilhar seus dados com terceiros para a execução de nossas atividades, sempre com segurança e em conformidade com a lei. Os principais compartilhamentos incluem:

• Prestadores de serviços e fornecedores, como empresas de contabilidade, assessoria jurídica, TI, marketing, segurança do trabalho, controle de acesso, instituições financeiras e sistemas de gestão financeira;

• Parceiros de negócio, incluindo organizações parceiras do projeto “Reforma do Bem” e parceiros que recebem relatórios anonimizados da pesquisa “Semáforo da Vida”;

• Órgãos governamentais, para o cumprimento de obrigações legais e regulatórias;

• Serasa, para análise de crédito, mediante sua autorização, quando aplicável.

8. COMO ARMAZENAMOS E TRATAMOS OS DADOS PESSOAIS

Seus dados pessoais são mantidos em ambiente controlado e de segurança. Adotamos medidas técnicas e organizacionais para proteger suas informações, como controle de acesso restrito, uso de senhas, backups automáticos, firewall e antivírus. Os dados físicos, como contratos, são armazenados em armários trancados.

9. TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS PESSOAIS

Os dados coletados na pesquisa “Semáforo da Vida” são armazenados em um banco de dados localizado no Paraguai, mantido pela nossa parceira, a Fundação Paraguaia. O acesso a esses dados é restrito e realizado de forma segura para a emissão de relatórios. Além disso, utilizamos serviços de computação em nuvem, cujos servidores podem estar localizados no exterior. Em todas as operações de transferência internacional, garantimos que sejam adotadas as medidas adequadas para a proteção de seus dados, em conformidade com a LGPD.

10. TEMPO DE RETENÇÃO DAS INFORMAÇÕES

Manteremos seus dados pessoais armazenados somente pelo tempo necessário para cumprir com as finalidades para as quais foram coletados, bem como para o cumprimento de obrigações legais, contratuais, ou para o exercício regular de direitos em processos judiciais e administrativos.

Ao término do tratamento, os dados serão eliminados de nossas bases, sendo os documentos físicos devidamente triturados e descartados de forma segura.

11. DIREITOS DOS TITULARES DE DADOS PESSOAIS

Você, como titular de dados pessoais, pode exercer seus direitos a qualquer momento, solicitando:

1. A confirmação da existência de tratamento;

2. O acesso aos seus dados;

3. A correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;

4. A anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos;

5. A portabilidade dos seus dados a outro fornecedor de serviço ou produto;

6. A eliminação dos dados pessoais tratados com o seu consentimento;

7. A informação das entidades com as quais compartilhamos seus dados;

8. A informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências da negativa;

9. A revogação do consentimento.

Para exercer seus direitos, entre em contato conosco através do canal indicado no item seguinte. Sua solicitação será analisada e atendida no prazo legal.

12. ENCARREGADO DE DADOS (DPO)

Para garantir um canal de comunicação direto e eficiente, o Instituto Polaris designou um Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais. Em caso de dúvidas sobre este Aviso de Privacidade ou para o exercício dos direitos previstos na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), entre em contato com o Encarregado de Dados (DPO), Sr. Pedro Pinheiro, através do e-mail: dpo@polaris.org.br.

13. ALTERAÇÕES NO AVISO

Este Aviso de Privacidade poderá ser atualizado a qualquer tempo para refletir nossas práticas e para se adequar a novas regulamentações. A versão atual estará sempre disponível em nosso site.

14. FORO

Fica eleito o foro da comarca de São Paulo/SP para dirimir eventuais controvérsias relativas a este Aviso, salvo outra disposição legal específica.